経費精算は月1回がベスト！
請求書の発行や経費精算は月に1度
請求書の発行を月に一度にすることで簡素化することが可能ですが、経費清算も月に一度行うと良いでしょう。
こちらも一か月でそれなりになってしまうケースもあるのではないでしょうか。特に社長や営業マンの旅費や交通費はどうしても溜まってしまいがちです。一気に一年分行おうと思ったら、計算するだけで一日を要するでしょう。
これでは意味がありません。かといって頻繁に行うとなればそれはそれで面倒でしょう。
会社によっては営業マンが外へ出る度に清算したり、社長がどこかに行けば毎回のように経費精算している所もあるようですが、こちらも月に一度行い、お給料と一緒に支払うと良いでしょう。この場合、給料と一緒に支払うことになりますので振込手数料も抑えられます。
経費関係はおろそかにしがち
経費の問題は利益を生むものではありません。どうしても疎かに考えてしまいがちなのです。仮にお給料が20万円の経理の社員がいるとしましょう。営業マン一人の交通の清算に一回5分かかるとすれば、単純に考えると経理の社員は一度におよそ200円支払うことになりますので、経費精算はなるべくまとめた方が良いというのも分かるのですが、一方で溜まりすぎると計算が大変なことになってしまいます。
また、月に一度の清算にすると誰が毎月どのくらい使っているのかを把握出来ます。例えば三か月に一度の清算にした場合、三か月でどれくらい使っているのかは分かりますが毎月どれくらい使っているのかの正しいデータまでは分かりません。
ともすれば、辻褄を合わせようとして無理していたり、あるいは前二か月で使いすぎたので最後だけ抑えて。といったように、社員にもどうしてもムラが出てしまうでしょう。
また、使う側としても大体でしか出ないので節約しようという気持ちが湧かないものですが、毎月出すことによって誰が毎月どれくらい使っているのかが白日の下にさらされます。
真っ当な経費であれば問題ないのですが、どこかやましい部分があればそれらを抑えることにもなりますし、経費そのものの抑制にも繋がります。
多くの会社では経理作業をきっちりと行っています。
「当然だろう」と思う人も多いでしょう。ですがこれでは時間がもったいないのです。
時間を定め、合理的に行うことが出来る部分です。先の計算で一度の経費精算で200円支払っていると計算しましたが、この回数を減らせば減らすほど、効率が高まりますので、その点も考慮すべきでしょう。
