領収書や請求書発行するための注意点とは
請求書や領収書。会社を経営する上でとても大切な問題ですが、実際どうすればよいのでしょうか。
月に一度まとめて行おう
社長ともなれば経理を行う必要はありません。とはいえ、どのような業務なのか関心を持っておくことは大切です。特にお金の流れを把握する上でもとても大切なことです。
基本的に、BtoCの小売業以外は売り上げを受け取るためには請求書が必要になります。
請求書に関しては売り上げが発生したその都度請求するパターンと月末、15日、25日のいずれかなど月に一度だけ合計額を記入して相手に送るケースとがあります。
請求書に関しては定められた書式はありません。インターネット上にあるテンプレートを用いても良いですし、自分でエクセルに作っても良いでしょう。
販売管理ソフトであればテンプレートも用意されていますのでそちらを活用してみるのも良いでしょう。
また、請求書だけではなく、納品書、物品受領書といったお金が動いたことの証明になるものはしっかりと取っておきましょう。特にこれらは不良品等でのトラブル時にも活躍してくれますので、複写、4枚綴りのものを用意しておくと良いでしょう。
振込明細書を領収書に
請求書を作って相手に渡す。そして振り込んでもらったら自分はお金を手に出来るのですが、その瞬間領収書を発行しなければなりません。
但し、銀行振り込みの場合は振込明細書が領収書代わりになりますので、この類ではないことも覚えておくと良いでしょう。
・あて名はフルネームで
・日付は元号
・金額を正確に記入
・但し書きを付加
・自社の名称・住所を正確に記入
・3万円以上の場合は収入印紙、そして割り印
これらを覚えておきましょう。
気を付ける点としては領収書の発行先と消費税です。会社の場合であれば消費税込みでも税別の金額でも良いのですが個人相手の場合には消費税込みの金額で発行しましょう。
この際、消費税を含めなければ3万円に満たないものの、消費税込みで3万円を超える場合には収入印紙は無用です。
また、領収書に関しても「こうでなければならない」と定められている訳ではありません。
文具店で販売されている領収書でも良いですし、エクセル等で自作してプリントアウトする形式でも良いでしょう。
但し、領収書の場合請求書のように月に一度まとめて出せば良いのではなく、その都度発行しなければなりません。
一度だけであれば大した作業ではありませんが、貯まってしまうと本業にまで支障をきたす可能性もあります。こまめに行っておくことをお勧めします。
